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2016-3-5 9:41:42

建立合同管理制度,防范合同欺诈陷阱


中国法网 www.cnLaw.net [ ] 1178

合同管理制度

实践表明,出现合同风险和合同欺诈行为,几乎都与企业合同管理制度上存在漏洞有关。凡是制度不健全、措施不得力的企业都为诈骗者打开了方便 之门。因此,企业应根据自已的具体情况,对从合同签订到履行完毕的全过程,制订一套比较完善而严密的切实可行的合管理制度。这些制度包括;合同签订等程序和审批制度;查询对方资信制度;合同专用章与合同文本管理使用制度;合同履行监督检查制度及报及报制度等等。特别是对合同履行过程中的定期监督检查最为必要,严格执行比制度,可掌握合同履行的真实现状,对有问题的不能如期履行的合同要及时采取补救措施;对于尚未履行或部分未履行的合同,要派人专门了解情况,检查督促,研究制订保证如期履行的计划;对于应收账款,要区别情况分别处理,必要时应运用包括法律程序在内的手段和措施,尽快加以解决,以防因施欠而受骗;对于已被骗走的货款或商品,要及时向有关部门报案。

标准合同文本的管理

@标准合同文本由相关业务部门起草,经与财务部、信用管理部、法律室等部门共同讨确定后,报公司制度管理部门通过执行。

@标准合文本内容包括两个务;标准条款和补充条款,其中标准条款为固定文本,补充条款则由经办人在具体经办事同时自拟加入(手工填写或打印后粘贴均可)。

@在客观条件发生生重大变化、原有标准合同文本不再适用时,由业务部门及时提出,相关部门参改调整。并报公司制度管理部门通过后执行。

@标准合同文本定稿后,采用电脑文本格式存储,由档案管理部门统一电脑存盘、管理和发放。合同经办人办理合同时,从档案管理部门申请领取所需的标准合同文本(电脑文件)。

@业务部门具体办理时,对标准条款部分采取填空方式进行,不得对规定标准条款进行涂改;特殊事项通过补充条款明确。

@参与审批的有关部门和人员只需对合同填空内容和补充条款做重点审查即可;但合同的具体执行及监督则是全面的,经办部门在执行时应严格对照合同的所有条款,财务部、信用管理部应履行全面的监督职能。

@经办人与同对方协商确定,达成一致意见,或通过招标确定了合同条款后,由合同经办人将合复印四份(或依合同要求数量复印)并加盖合同对方公司公章后,到合同档案负责人那里申请合同编号,然后向公司申报合同审批。合同编号根据种类由档案部门统一进行编制分类管理。

@合同盖章生效后经办人转合同对方公司二份合同原件,公司内部两份原件分别交由财务部和档案负责人保存,信用部及经办部门均留合同复印件。

合同审批程序

@建立企业合同评审制度,尤其对与客户和主要经销商签订的合同。

@合同审批过程由合同经办人负责合同的催办,正常合同审批过程要限进完成;合同审批通过后,由法定代表人或其委托人签字,并由办公室加盖公司公章交经办人。

合同变更管理

@当发生不可抗力使合同无法正常履行时应另签补充合同。

@当甲乙双方对原合同条款提出变更或补充时,应签订补充合同。

@合同的变更应明晰与原合同的法律关系。

合同履行的管理

@合同履行过程中,执行合同的主办人员必须负责跟踪合同相应条款的具体履行情况,各部门负责人保证合同条款按期优质完成。

@由于相关责任人失职、未采取预防措施等主观原因而造成公司经济损失的,公司有权对责任人进行经济处罚。

公章、合同专用单日管理

@专人、专柜。

@专人审批。

@避免带出单位,空白纸加盖公章,外借公章。

合同档案管理

@专案、专档。

@查档审批,只有在涉及拆讼时,才可调出原件。其他情况皆只提供复印件。

@案卷保存,所有的与户往来的文件,包括提单、发票、往来信函、传真件和各种凭证都需要保存,尤其是口头合同的相关文件更需要妥善保管。



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